Una delle responsabilità più importanti che una piccola impresa ha è quella di pagare i propri dipendenti in modo accurato e puntuale.
In passato, l'esecuzione di buste paga era un processo meticoloso che richiedeva al personale delle risorse umane di tenere traccia delle schede dei tosolini dei dipendenti, di calcolare le ore di straordinario o di convertire i minuti in ore.
Sono stati spesi tempi e risorse preziose per assicurarsi che le leggi fossero seguite e che i lavoratori fossero pagati correttamente.
Sebbene alcuni continuino a impiegare metodi tradizionali per tracciare le ore e condurre le buste paga, altri hanno adottato un approccio più moderno.
I sistemi di frequenza del tempo consentono ai lavoratori di inserire e gestire le proprie ore, rimuovendo l'onere del datore di lavoro.
Semplificando il processo di frequenza, le aziende hanno risparmiato denaro, aumento della produttività e miglioramento del rispetto delle leggi sul lavoro.
Ecco tutto da sapere sugli orologi per i dipendenti e su come le organizzazioni possono usarli a loro vantaggio.
Cos'è un orologio per i dipendenti?
Un sistema di orologio per i dipendenti è undispositivoCiò registra i tempi di inizio e fine per i dipendenti orari sul posto di lavoro. A seconda del tipo di software di monitoraggio del tempo, i lavoratori possono colpire un'app di clock o su una console al cantiere.
PUNK - nei dati viene automaticamente integrato con un sistema software di gestione stipendi che viene utilizzato dal personale delle risorse umane per pagare i dipendenti per le ore lavorate. Lo scopo del software di clock è quello di tenere traccia e documentare elettronicamente la partecipazione per mantenere l'accuratezza dei salari.
Esistono cinque diversi tipi di orologi temporali, tra cui -
1. Orologi della scheda di punch
I dipendenti inseriscono una carta di carta in una macchina all'arrivo e all'uscita del lavoro. La macchina stampa la data e l'ora sulla scheda per indicare un'ora di inizio e fine.
A causa della loro semplicità, questi orologi sono più frequentemente implementati da piccole imprese che non impiegano lavoratori remoti.
2.Orologio digitale
Con un orologio digitale, invece di iniettare una cartolina, i lavoratori scorrono una carta con una striscia magnetica attraverso una macchina. La macchina tiene traccia automaticamente il pugno - in data e ora per un uso successivo da parte del personale del libro paga.
Un touchpad elettronico è un altro tipo di orologio digitale che non richiede ai dipendenti di trattenere una scheda. Invece, i lavoratori mettono un codice personale in una macchina che salva automaticamente il pugno - nei dati.
3. Software di stazione temporale
Il software Time Station consente ai lavoratori di entrare e uscire attraverso un computer. I dipendenti utilizzano un computer specifico per tutti i Punch - ins.
Oppure le aziende possono integrare il software con un personal computer per consentire ai dipendenti di entrare nel tempo nelle loro singole workstation.
Un beneficio per il software di stazione time è che i dati del tempo possono essere integrati con un sistema software di gestione stipendi, rendendo più semplice la condotta in seguito.
4. Orologi di impronte digitali
Gli orologi biometrici identificano una persona attraverso singoli tratti umani come un'impronta digitale.
I dipendenti mettono il dito su uno scanner che identifica la persona abbinando la dito di dito a un'immagine pre -- in un database. Se c'è una corrispondenza accurata, la macchina dell'orologio tempora emette un suono di ringraziamento riconoscibile.
Gli orologi biometrici di impronte digitali impediscono il pugno o la frode degli amici perché un'impronta digitale è impossibile da duplicare.
Un altro vantaggio è che i dipendenti non devono più preoccuparsi di ricordare un codice o di dimenticare accidentalmente la loro cartolina a casa. È difficile dimenticare una parte del corpo!
5. Orologi a mano
Un orologio a mano è un'altra forma di un sistema di autenticazione biometrica. Invece di un'impronta digitale, questi tipi di orologi usano il palmo di una mano per autenticare l'identità del lavoratore.
Uno scanner corrisponde a una parte del palmo a un'immagine di database memorizzata pre - per verificare il lavoratore. Come gli orologi per impronte digitali, questi tipi di dispositivi sono anche utili per prevenire il pugno di amici e le frodi.
Perché gli orologi sono importanti?
Lavoratori che utilizzano adispositivo di cronometraggioAvere una rappresentazione accurata di quando inizia e inizia la loro giornata.
I datori di lavoro sapranno esattamente quando un membro del team sarà dovuto per il pranzo o una pausa e quando dovrebbe tornare. Ciò garantisce che ai membri del team non venga chiesto di lavorare più di quanto dovrebbero.
Un sistema software di tempo efficace garantisce anche che tutti stanno lavorando quando dovrebbero essere. I manager possono utilizzare Punch - nei dati come prova per affrontare coloro che sono costantemente in ritardo o che prendono pranzi eccessivamente lunghi. Ciò contribuirà a massimizzare i livelli di produttività e efficienza nel tempo.
L'orologio - nei dati viene automaticamente integrato con un sistema software che rende molto più semplice per gli impiegati delle risorse umane condurre le buste paga. L'integrazione dei salari semplifica la conformazione delle leggi sul lavoro perché ci sono dati per dimostrare che i dipendenti stanno lavorando al numero corretto di ore e vengono pagati di conseguenza.
In che modo gli orologi sono utili?
Time Clocks offrono diversi vantaggi alle aziende, tra cui -
1. Risparmia tempo e denaro
Raccogli automaticamente i dati ed esegue i calcoli - perché Punch - nei dati viene raccolto e calcolato automaticamente, il personale delle risorse umane trascorre meno tempo a verificare le ore e ordinare tramite schede attività.
Fornisce meno spazio per l'errore umano - conversione manualmente minuti in ore e stimare gli straordinari è un processo meticoloso che è facile da calcolare.
Calcoli inaccurati costano le imprese fino al 7% dei costi complessivi del libro paga. Ciò si traduce anche in più lavoro per modificare l'errore in una busta paga successiva.
Il software dell'orologio di tempo elimina le opportunità di errore umano e risparmia denaro eseguendo automaticamente tutti i calcoli necessari.
Riduce al minimo le frodi
I dipendenti non possono più chiedere a un amico di entrare per loro quando utilizzano un dispositivo di orologio. Alcuni software di cronometraggio si integrano con il GPS per assicurarsi che i lavoratori siano dove devono essere quando si inseriscono.
Ciò risparmierà anche denaro assicurando che le aziende stiano pagando esattamente ciò che devono alla persona corretta.
Semplifica la monito di tracciare i costi del lavoro
Le aziende possono vedere quali dipendenti stanno lavorando al maggior numero di ore e quali aree di lavoro sono le più costose.
Il software di clock time mostra anche chi sta utilizzando il maggior numero di straordinari per completare il lavoro e come questi costi si accumulano e si confrontano con gli standard del settore.
Le aziende possono prendere decisioni più informate sull'opportunità di assumere più lavoratori o confrontarsi con un dipendente meno produttivo di quanto dovrebbe essere.
2. Aumenta la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti
Gli orologi temporali migliorano anche i livelli di produttività e efficienza massimizzando il morale dei dipendenti. Ci sono diverse ragioni per questo, come -
I datori di lavoro hanno un accesso immediato ai dati sui salari - I dispositivi di cronometraggio forniscono alle aziende l'accesso istantaneo a dati e report che dimostrano un ritardo ripetuto o assenze eccessive.
Rimanendo informato, è più facile affrontare i problemi di frequenza e aumentare la produttività.
I manager possono prevenire l'assenteismo
L'assenteismo provoca costanti interruzioni nel flusso del giorno - a - operazioni diurne. Gli orologi temporali rendono più facile per i datori di lavoro tenere traccia dei lavoratori che tendono a chiamare regolarmente. I datori di lavoro possono lavorare con queste persone per prevenire e ridurre al minimo le assenze future.
Gli orologi di tempo aiutano a migliorare la cultura dell'azienda
Quando c'è un flusso di dipendenti che annullano il lavoro, si presume che la gestione sia lassista. Il personale prenderà il loro lavoro meno sul serio e non si preoccuperà di chiamare in malattia.
Gli orologi temporali rendono più facile affrontare i problemi di frequenza e ridurre l'assenteismo, contribuendo a migliorare il morale. Ciò ridurrà i problemi di frequenza migliorando al contempo i livelli di produttività.
Quali sono le regole dell'orologio per i dipendenti?
ILEquota di lavoro Standards Act(FLSA) autorizza una serie di regole per ore di dipendente, straordinari e retribuzione. Ecco i regolamenti e le regole importanti da seguire -
1. Tempo di monitoraggio
Il FLSA consente ai datori di lavoro di tenere traccia del tempo in ogni modo che desiderano fintanto che i record sono accurati. Le opzioni includono -
Clock biometrico -Qualsiasi metodo che impiega uno scanner biometrico per tracciare il punch - nei dati di ogni lavoratore
Clock di proximità -Un sistema che utilizza vari metodi come schede perforate o badge ID per gestire il tempo dei dipendenti
Clocking per PC -I dipendenti possono utilizzare il software per registrare il proprio tempo su un personal computer
Clock SMS -Questo fornisce un modo per l'orologio attraverso la messaggistica di testo
2. Arrotondamento
Il FLSA consente ai datori di lavoro di arrotondare il numero di minuti dei dipendenti anziché registrare il numero esatto di minuti lavorati.
Le aziende possono misurare il tempo in incrementi di 10 minuti e quindi arrotondare o scendere a seconda della chiusura del numero all'incremento tracciato.
Ad esempio, se una persona lavorasse 7 ore e 58 minuti, i 58 avrebbero arrotondato fino a 60. Ciò significa che il dipendente ha lavorato per un totale di 8 ore.
3. Il regolamento di 7 minuti
La maggior parte delle aziende tiene traccia del tempo in intervalli da 10 a 15 minuti. Per incrementi di 15 minuti, 7 minuti è il taglio da arrotondare. Per 8 o più minuti, il datore di lavoro si radunerebbe.
Ad esempio, se lavora 4 ore e 6 minuti, il datore di lavoro può arrotondare fino a 4 ore lavorate. Se lavora 4 ore e 12 minuti, il datore di lavoro può arrotondare fino a 4 ore e 15 minuti lavorati.
Perché le regole dell'orologio dell'ora dei dipendenti sono importanti?
L'implementazione di regole di cronometraggio efficaci è essenziale perrispettarecon leggi e regolamenti statali e federali. L'utilizzo di un orologio temporale minimizzerà la possibilità di infrangere una di queste regole.
Non - I dipendenti esenti sono coloro che lavorano su un programma orario. Le aziende sono tenute a tracciare le loro ore e le pause e compensarle per le ore di straordinario lavorate.
Poiché i dipendenti non esenti lavorano una varietà di ore, l'utilizzo di un dispositivo di cronometraggio aiuta a gestire il proprio tempo in modo accurato.
Controlla se lo stato ha emanato le leggi sulla pianificazione predittiva che richiedono alle aziende di dare un preavviso avanzato di eventuali modifiche agli orari a non - dipendenti esenti.
È anche essenziale garantire che sia in atto un buon sistema di cronometraggio poiché le modifiche al programma possono rendere più impegnativo tenere traccia del tempo manualmente.
I dipendenti esenti orari non - hanno il diritto di pagare in determinati stati se sono su - chiamata. Essere alla chiamata - significa che un dipendente è disponibile per il lavoro e sta aspettando che il datore di lavoro lo contatta.
In alcuni stati, questi su - i lavoratori delle chiamate sono compensati anche se non vengono chiamati al lavoro. Può essere difficile per lo staff delle risorse umane tenere traccia del tempo di - Chiamare dipendenti che non sono effettivamente al cantiere.
L'implementazione di un sistema di clock di tempo aiuta a conformarsi a qualsiasi regolamento statale perché su - le chiamate i lavoratori possono semplicemente gestire il proprio tempo tramite il proprio telefono cellulare o personal computer.
Le regole di FLSA impongono che i lavoratori inesenti hanno diritto a una retribuzione degli straordinari equivalenti a o più di 1 e volte la loro retribuzione normale se lavorano più di 40 ore settimanali.
Le aziende sono responsabili di garantire che i dipendenti non esenti che lavorano gli straordinari siano pagati con precisione. L'utilizzo di un orologio per gestire le ore di straordinario eliminerà la pressione dal personale delle risorse umane e impedirà di violare le leggi sul lavoro.
Come gestire il tempo e la frequenza dei dipendenti
Ecco le migliori pratiche per la gestione del tempo e della partecipazione dei dipendenti sul posto di lavoro -
1. Problemi di assenteismo di ricerca
Determina quali problemi di assenteismo esistono, perché esistono e le migliori soluzioni per risolvere eventuali problemi ricorrenti.
Intraprendere un approccio olistico che esamina il pugno storico - in dati, aree problematiche specifiche e dipartimenti che hanno i più alti livelli di assenteismo.
2. Strategia per ridurre l'assenteismo
Una volta che la causa principale dell'assenteismo viene studiata e analizzata, attuare strategie per combattere il problema. Ecco le migliori pratiche -
Intraprendere un'azione disciplinare- istruisci il dipartimento delle risorse umane a monitorare l'assenteismo e mettere in atto misure disciplinari ove necessario.
Richiedere la verifica della malattia- Dopo 2 giorni, richiedono ai lavoratori di mostrare una nota di un medico per verificare la malattia. Ciò impedirà ai dipendenti di chiamare malati a meno che non vi sia un motivo approvato dal punto di vista medico - per farlo.
Utilizzare il tempo retribuitoOff Banks- Time Off Banks offre ai lavoratori un importo assegnato per malattie, vacanze o altri scopi. L'utilizzo di una banca retribuita di tempo libero consente ai dipendenti di utilizzare la propria discrezione per dedicare tempo a richieste -.
Ricompensa i dipendenti conformi- Implementa una politica di incentivazione di congedo - in cui vengono dati i bonus in contanti a coloro che hanno un assenteismo minimo. Ciò aumenterà i livelli di produttività mentre crei una cultura aziendale che incoraggia i lavoratori a seguire le regole.
Incorporare un programma di benessere- Poiché esiste un legame tra malattia e assenteismo, l'implementazione di un programma di benessere potrebbe essere un'idea benefica. Se possibile finanziariamente, offri un abbonamento alla palestra o fornisci un elenco di risorse ai lavoratori che incoraggiano una vita sana.
Perché un tracker di frequenza dei dipendenti è importante
Un efficace orologio per i dipendenti e un software di partecipazione possono semplificare il lavoro, risparmiare e promuovere il successo dell'azienda. Ecco ilragioni importantiPerché un tracker di presenze in questione -
Dimostra la possibilità di affrontare i problemi di frequenza
È importante assicurarsi che eventuali politiche relative alla rottura o ai giorni di malattia non vengano abusati.
Avere un sistema di cronometraggio efficace aiuterà la gestione a risolvere eventuali preoccupazioni persistenti con le persone appropriate.
Consente ai datori di lavoro di ospitare i lavoratori remoti
L'utilizzo di un dispositivo di monitoraggio del tempo dei dipendenti gestisce il tempo dei lavoratori remoti e applica la responsabilità senza essere eccessivamente restrittiva.
Le aziende che desiderano risparmiare denaro impiegando lavoratori remoti possono essere certi che la produttività non sarà interessata.
Garantisce l'accuratezza del libro paga
Un sistema di gestione delle presenze è particolarmente utile per il mantenimento dell'accuratezza dei salari. Impedisce accidentalmente di pagare in eccesso o sottoporre i dipendenti orari esenti non - perché le ore vengono calcolate esattamente come vengono inserite.
Promuove la raccolta di dati di produttività del tempo - reali
Utilizzando un metodo affidabile per raccogliere le informazioni sulla partecipazione temporale -- mostra chi è produttivo e chi non lo è.
Una visione accurata dei livelli di produttività rende più facile assumere e pianificare in base alle esigenze di ciascun dipartimento.
Nel tempo, ciò può risparmiare denaro perché le aziende assumono e pianificheranno in base a dati di produttività affidabili piuttosto che su un istinto da solo.
Struttura dei compiti delle risorse umane delle risorse umane
I dispositivi di cronometraggio consentono al lavoratore di monitorare il proprio tempo invece di fare affidamento su uno o due impiegati per gestire l'intero compito.
Fornisce la prova in caso di causa legale
I dispositivi di tempo raccolgono un orologio accurato - nei dati che si rivelano utili in caso di causa o audit dell'IRS.
Queste informazioni possono essere utilizzate come prova nel caso in cui un ex dipendente cerchi di fare causa per i salari persi o se lo stato afferma che non vi è - conformità ai regolamenti FLSA.
Conclusione
Ecco i takeaway chiave per ricordare i sistemi di gestione del tempo.
Scegli il sistema di gestione del tempo giusto- Decidi quale dispositivo è ottimale per le esigenze dell'azienda. Le opzioni includono l'orologio della scheda di punch, l'orologio digitale, il software della stazione di tempo, l'orologio di impronte digitali o un orologio per punzonatura a mano.
Ricorda le ragioni per usare gli orologi- Time Clock forniscono una rappresentazione accurata delle ore lavorate mentre gestiscono accuratamente le informazioni sui salari per il personale delle risorse umane.
Ricerca i benefici- I sistemi di gestione del tempo risparmiano tempo, denaro, aumentano la produttività e aumentano il morale sul posto di lavoro.
Conosci e segui le regole FLSA- Regole di ricerca FLSA insieme ai regolamenti statali per assicurarsi che tutte le leggi siano seguite.
Strategia per prevenire l'assenteismo- Implementa politiche che incoraggiano la partecipazione. Ad esempio, attuare misure disciplinari per i trasgressori ripetuti, incorporare un programma di benessere o richiedere la verifica della malattia.
Sapere perché l'utilizzo di un sistema di cronometraggio è importante- Tra gli altri vantaggi, un sistema di gestione del tempo aumenta l'accuratezza dei salari, migliora la produttività, fornisce - up clock - nei dati e semplifica il lavoro delle risorse umane.
